Die E-Rechnung wird Pflicht: Was Betriebe vor 2027 klären müssen

In vielen Betrieben kommen Rechnungen noch so an wie vor zehn Jahren: als PDF im Anhang einer E-Mail. Nach dem Umsatzsteuerrecht ist ein solches PDF seit dem 1. Januar 2025 aber keine elektronische Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“. Dass sich im Alltag bisher wenig geändert hat, liegt an Übergangsregeln. Die erste läuft am 31. Dezember 2026 aus. Ab dem 1. Januar 2027 muss jeder Betrieb, dessen Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag, Rechnungen an inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. Ab 2028 gilt das für alle.

Dieser Leitfaden trennt drei Ebenen, die in der Diskussion oft durcheinandergeraten: was im Gesetz steht, was Übergangsregeln vorübergehend noch erlauben und was die Finanzverwaltung als ihre Auffassung veröffentlicht hat. Wo eine Frage offen ist, steht das dabei. Das Betriebsbeispiel ist fiktiv, und der Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung.

Was ist eine E-Rechnung, und was nicht mehr?

Das Umsatzsteuergesetz definiert die elektronische Rechnung seit 2025 enger. Gemeint ist nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Alles andere ist eine sonstige Rechnung: Papier ebenso wie ein PDF, ein Scan oder ein Foto. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Alternativ können Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, sofern sich die Pflichtangaben daraus richtig und vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen.

Verpflichtend ist die E-Rechnung bei Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden fallen nicht darunter. Für viele steuerfreie Umsätze, etwa Heilbehandlungen oder die Vermietung von Wohnraum, besteht schon keine Pflicht zur Rechnung. Drei Ausnahmen regelt die Durchführungsverordnung: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen auch künftig als sonstige Rechnung übermittelt werden.

Für den Betriebsalltag bedeutet das eine Verschiebung: Die Rechnung ist kein Dokument mehr, das jemand ansieht, sondern ein Datensatz, den ein Programm liest. Wo Angaben heute aus einem Auftrag von Hand in die Rechnung übertragen werden, entsteht der Fehler, bevor die Rechnung überhaupt existiert. An welchen Stellen das typischerweise passiert, beschreibt der Beitrag über den Auftrag, der noch auf Papier kommt.

Ab wann gilt was?

Entscheidend ist nicht das Datum der Rechnung, sondern der Zeitpunkt, zu dem die Leistung ausgeführt wurde. Für das Ausstellen gelten gestaffelte Übergangsregeln. Für den Empfang gibt es keine.

Die Grenze von 800.000 Euro bezieht sich auf den Gesamtumsatz des Betriebs, der die Rechnung ausstellt, im vorangegangenen Kalenderjahr. Gemeint ist der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz, der nicht zwingend mit dem Umsatz in der Bilanz übereinstimmt. Wie groß der Empfänger ist, spielt keine Rolle.

Ein fiktiver Metallbaubetrieb mit zwölf Beschäftigten rechnet für 2026 mit etwa 760.000 Euro. Kommt im Dezember ein größerer Auftrag hinzu, kann die Grenze überschritten sein, und das steht oft erst fest, wenn das Jahr abgeschlossen ist. Für einen solchen Betrieb ist die vorsichtige Planung die einfachere: so umstellen, als würde die Pflicht ab Januar gelten.

Zwei Einzelheiten sind leicht zu übersehen. Wer eine Leistung aus dem Dezember 2026 erst im Januar 2027 abrechnet, sollte vorher klären, welche Regel dann greift, denn die Übergangsregel knüpft sowohl an den Zeitpunkt der Leistung als auch an den Tag der Übermittlung an. Und Anzahlungs- oder Abschlagsrechnungen, die vor dem Stichtag gestellt wurden, müssen nach Auffassung des Bundesministeriums der Finanzen nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach folgen.

Welche Formate zählen?

In Deutschland sind zwei Formate verbreitet. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bildteil. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Nach Auffassung der Finanzverwaltung erfüllen beide die Anforderungen, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, die nicht alle Pflichtangaben abbilden.

Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ergänzende Angaben, etwa eine Aufschlüsselung von Stundennachweisen, dürfen als Anhang beigefügt werden. Für Bauleistungen genügt es derzeit, im strukturierten Teil die einzelnen Gewerke mit ihren Summen anzugeben und das Leistungsverzeichnis als lesbare Anlage beizufügen, auf die ausdrücklich verwiesen wird. Mehrere Leistungen eines Kalendermonats lassen sich in einer Sammelrechnung zusammenfassen. Eine Leitweg-ID braucht es zwischen Unternehmen nicht; sie ist nur bei Rechnungen an Behörden nötig, für die eigene Vorschriften gelten.

Ob eine Datei der Norm und ihren Geschäftsregeln entspricht, zeigt eine Validierung. Sie ist nach Auffassung des Ministeriums keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, wird aber ausdrücklich empfohlen, am besten schon beim Erstellen und Versenden. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards stellt dafür einen quelloffenen Prüfbaustein bereit.

Woher die Rechnungsdaten kommen, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass Kundendaten, Preise und Steuersätze an einer Stelle sauber gepflegt sind, denn ein strukturiertes Format überträgt Fehler genauso zuverlässig wie richtige Angaben. Wer diese Daten heute in einer Tabelle führt, findet im Beitrag vom Excel-Sheet zum verlässlichen Auftrag die Fragen, die vor einer Umstellung zu klären sind. Was ein ERP-System dabei bündelt und was es nicht abnimmt, ordnet der Beitrag über xentral und die Frage, ob ERP noch ein Programm sein muss ein.

Was muss beim Empfang passieren?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, ohne Ausnahme für kleine Betriebe und auch dann, wenn es selbst nur steuerfreie Umsätze ausführt. Dafür reicht nach Auffassung des Ministeriums bereits ein E-Mail-Postfach. Das Gesetz schreibt keinen Übermittlungsweg vor. Ob eine Rechnung per E-Mail, über ein Portal oder über eine Schnittstelle kommt, vereinbaren die Vertragspartner.

In der Praxis liegt die Hürde selten im Gesetz. Sie liegt im Postfach. XML-Anhänge werden von Filtern aussortiert oder von Beschäftigten übersehen, weil sie sich ohne passendes Programm nicht öffnen lassen. Eine feste Eingangsadresse für Rechnungen, eine zuständige Person und eine Vertretung lösen das meiste. Weil an diese Adresse ständig Anhänge von Fremden kommen, gehört sie zugleich zu den Stellen, an denen ein Grundschutz zuerst ansetzen sollte; wie der aussehen kann, beschreibt der Leitfaden zum sicheren Betrieb ohne eigenes Security-Team.

Um eine XRechnung zu lesen, braucht es eine Anzeige, einen sogenannten Viewer. Es gibt zahlreiche kostenlose Programme, und die Finanzverwaltung bietet im ELSTER-Portal einen eigenen E-Rechnungsviewer an.

Bei hybriden Rechnungen hat sich zudem eine Regel umgekehrt. Früher galt bei Abweichungen der Bildteil, heute ist der strukturierte Teil maßgebend. Das Bundesministerium der Finanzen empfiehlt deshalb in seinem Fragenkatalog zur E-Rechnung (öffnet in einem neuen Tab), den XML-Teil selbst sichtbar zu machen, statt sich auf das mitgelieferte PDF zu verlassen. Dass ein Dokument für Menschen lesbar ist, heißt nicht, dass es dasselbe sagt wie die Daten dahinter. Diese Lücke zwischen lesbar und verarbeitbar beschreibt aus anderer Richtung der Beitrag über Kern AI und Unternehmensdaten, die erst lesbar werden müssen.

Auch Barkäufe sind nicht ausgenommen. Kauft ein Betrieb im Baumarkt für mehr als 250 Euro Material, muss der Verkäufer eine E-Rechnung ausstellen, sobald er keine Übergangsregel mehr nutzen kann oder will. Das Ministerium hält es für möglich, vor Ort zunächst einen Kassenbeleg auszugeben und ihn später durch eine E-Rechnung zu berichtigen.

Wie lange und in welcher Form wird aufbewahrt?

Rechnungen sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren, nicht mehr zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und gilt für alle Rechnungen, deren alte Frist Ende 2024 noch nicht abgelaufen war. Andere Aufbewahrungspflichten, etwa nach der Abgabenordnung, bleiben unberührt und sind gesondert zu prüfen.

Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine nachträglich erzeugte Ansicht genügt nicht. Umgekehrt ist die Sorge vor einem teuren Archivsystem oft größer als nötig: Nach Auffassung des Ministeriums liegt allein in der Speicherung außerhalb eines Systems, das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form entspricht, für Zwecke der Umsatzsteuer regelmäßig kein Verstoß. Diese Grundsätze gelten aber weiter. Wer E-Rechnungen ablegt, sollte die Originaldatei so speichern, dass sie unverändert bleibt und wiedergefunden wird, auch von einer Vertretung.

Was sollte bis zum 31. Dezember 2026 erledigt sein?

Für einen Betrieb, der die Umstellung noch vor sich hat, lassen sich die Aufgaben in eine Reihenfolge bringen. Die ersten beiden betreffen jeden Betrieb sofort, weil die Empfangspflicht schon gilt. Die übrigen entscheiden, ob Rechnungen ab Januar ohne Unterbrechung hinausgehen. Der Prüfpfad ist eine Arbeitshilfe der Redaktion und kein Prüfsiegel.

Eine Testrechnung an einen Stammkunden vor dem Jahreswechsel zeigt mehr als jede Ankündigung des Softwareanbieters. Kommt sie an, lässt sie sich öffnen, und stimmen die Angaben im strukturierten Teil mit dem überein, was der Betrieb abrechnen wollte? Wenn eine dieser drei Fragen offen bleibt, ist im Januar keine Zeit mehr, sie zu klären.

Was bleibt offen?

Drei Fragen lassen sich heute nicht abschließend beantworten. Die erste betrifft den Vorsteuerabzug. Der Gerichtshof der Europäischen Union hat 2016 in zwei Entscheidungen betont, dass der Vorsteuerabzug an materielle Voraussetzungen anknüpft und formale Mängel ihn nicht ohne Weiteres ausschließen. Wie sich das auf eine Rechnung im falschen Format auswirkt, nachdem die Übergangsregeln ausgelaufen sind, ist nicht entschieden. Ein Betrieb sollte sich darauf nicht verlassen.

Die zweite betrifft hybride Rechnungen, deren PDF und XML voneinander abweichen. Ob ein im Bildteil zu hoch ausgewiesener Steuerbetrag eine eigene Steuerschuld wegen unrichtigen Steuerausweises auslösen kann, ist nicht geklärt. Vermeiden lässt sich die Frage, indem beide Teile aus denselben Daten erzeugt und vor dem Versand verglichen werden.

Die dritte betrifft die Zukunft der Regeln selbst. Nach Angaben des Ministeriums bereitet die E-Rechnung ein späteres Meldesystem vor, über das bestimmte Rechnungsangaben zeitnah an die Finanzverwaltung gehen sollen. Die dafür nötigen Gesetzesänderungen sind noch nicht vorgeschlagen, und die heutigen Regeln sollen dann überprüft werden. Wer heute umstellt, baut also auf einem Stand, der sich noch ändern kann.

Was ein Betrieb selbst festlegen kann, ist überschaubar: eine Eingangsadresse mit zuständiger Person, ein Programm, das den strukturierten Teil anzeigt, eine Rechnungssoftware, deren Ausgabe einmal geprüft wurde, und eine Ablage, in der die Originaldatei acht Jahre unverändert liegt. Mit diesen vier Punkten ist der Jahreswechsel kein Stichtag mehr, sondern ein gewöhnlicher Arbeitstag.