Der AI Act im Arbeitsalltag: Was KMU jetzt sortieren müssen

Ein Betrieb kauft ein Werkzeug für die Angebotserstellung, ein zweites für die Personalauswahl, und im Hintergrund läuft Software mit, die seit Jahren niemand mehr angesehen hat. Ob darin KI arbeitet, weiß die Geschäftsführung selten. Genau dort beginnt die KI-Verordnung der Europäischen Union: bei den Systemen und bei der eigenen Rolle, nicht bei einem Zertifikat. Wer heute sortieren will, muss drei Stände auseinanderhalten: geltendes Recht, laufende Übergänge und eine vereinbarte Änderung, die noch nicht in Kraft ist. Dieser Beitrag liefert die Fragen dafür. Eine Rechtsberatung ist er nicht.

Welche KI ist im Betrieb im Einsatz?

Die erste brauchbare Liste entsteht nicht in der Rechtsabteilung, sondern im Gespräch mit denen, die die Werkzeuge bedienen. Sie beantwortet je System fünf Fragen: Wofür wird es benutzt, wer benutzt es, welche Daten gehen hinein, welche Entscheidung bereitet es vor, und unter welchem Namen kommt es auf den Markt?

Die Liste wird länger als erwartet. Der Assistent im Büroprogramm, die Zusammenfassungsfunktion im Videotool, die Bilderzeugung im Marketing, die Vorsortierung von Bewerbungen im Bewerberportal, die Kamera mit Personenerkennung im Lager. Vieles davon ist kein eigenes Produkt, sondern eine Funktion in Software, die der Betrieb ohnehin lizenziert. Für die Einordnung zählt trotzdem jede Funktion einzeln.

Dazu kommt, was Beschäftigte über private Konten erledigen. Wer das nicht abfragt, inventarisiert die Hälfte. Im fiktiven Beispielbetrieb dieses Beitrags kommen auf diese Weise sieben Einträge zusammen, von denen die Geschäftsführung vier kannte.

Ein Hinweis zum Vorgehen: Wer mit dem Werkzeug anfängt, sammelt zwanzig Zeilen und keine Priorität. Der umgekehrte Weg beginnt beim Problem und nicht beim Werkzeug; wie das aussieht, beschreibt der Beitrag darüber, wie KI im Betrieb beim Problem anfängt.

Welche Rolle hat das Unternehmen?

Die Verordnung kennt zwei Rollen, die für einen Betrieb zählen: Anbieter und Betreiber. Anbieter ist, wer ein KI-System entwickelt oder unter eigenem Namen in Verkehr bringt. Betreiber ist, wer ein System im eigenen Betrieb verwendet. Ein Zulieferbetrieb ist in der Regel Betreiber. Er kann aber Anbieter werden, wenn er ein zugekauftes Modell in sein eigenes Produkt einbaut und unter eigenem Namen ausliefert, oder wenn er ein System so weit verändert, dass die Bewertung des ursprünglichen Herstellers nicht mehr trägt.

Die Rolle ist keine Formalie. Wer Anbieter ist, führt technische Dokumentation, durchläuft ein Konformitätsbewertungsverfahren und liefert Gebrauchsanweisungen mit. Wer Betreiber ist, verwendet das System bestimmungsgemäß, stellt die Aufsicht durch befähigte Personen sicher und bewahrt in bestimmten Fällen Protokolle auf.

Zwei Teile der Verordnung treffen dagegen jeden, unabhängig von der Rolle. Der erste ist das Verbot bestimmter Praktiken, das seit dem 2. Februar 2025 gilt. Dazu gehört der Einsatz von Systemen zur Emotionserkennung am Arbeitsplatz. Der zweite ist die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4, ebenfalls seit Februar 2025. Sie verlangt, dass ein Betrieb ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei den Menschen sicherstellt, die Systeme einsetzen oder über sie entscheiden. Eine Schulungsfolie im Intranet erfüllt das in der Regel nicht. Ein Nachweis je Rolle kommt der Sache näher.

Ob die Daten, die ein System verarbeitet, personenbezogen sind, beantwortet die KI-Verordnung nicht. Diese Frage gehört zur Datenschutz-Grundverordnung, und beide Regelwerke laufen nebeneinander. Wie ein Team die Wege dieser Daten sichtbar macht, beschreibt der Beitrag darüber, wie Datenflüsse im Produktbetrieb sichtbar werden.

Was gilt heute, was ist Übergang, was ist vereinbart?

Geltendes Recht ist die Verordnung (EU) 2024/1689 in der Fassung, die im Amtsblatt steht. Sie ist am 1. August 2024 in Kraft getreten und staffelt ihre Geltung selbst. Verbote und KI-Kompetenzpflicht gelten seit dem 2. Februar 2025, die Pflichten für Anbieter von Allzweck-Modellen seit dem 2. August 2025. Der 2. August 2026 ist kein Gerücht, sondern eine Angabe im Verordnungstext: An diesem Tag beginnt der breite Anwendungsteil, einschließlich der Transparenz- und Kennzeichnungspflichten nach Artikel 50. Wer einen Chatbot betreibt, muss dann offenlegen, dass eine Maschine antwortet. Wer erzeugte Bilder oder Stimmaufnahmen veröffentlicht, muss sie kennzeichnen.

Übergang ist daran nichts Neues, sondern die Staffelung selbst. Ein System, das 2024 eingeführt wurde, hat keine Frist verpasst; die Frist lief von Anfang an mit. Deshalb ist die verbreitete Frage „Ab wann gilt der AI Act?“ die falsche Frage. Sie lautet richtig: Welche Pflicht gilt für welches System ab wann?

Vereinbart, aber am Redaktionsschluss dieses Beitrags noch nicht geltendes Recht, ist eine Änderung der Verordnung. Der europäische Gesetzgeber hat sich auf eine Änderungsverordnung verständigt, die einen Teil der Hochrisiko-Pflichten verschiebt, nach der vereinbarten Fassung auf den 2. Dezember 2027 für Systeme nach Anhang III und auf den 2. August 2028 für Systeme, die Teil eines regulierten Produkts sind. Zwei neue Verbote sollen ab dem 2. Dezember 2026 greifen. Aus der Pflicht, KI-Kompetenz sicherzustellen, soll eine Pflicht werden, sie zu fördern.

Ob und seit wann diese Änderung in Kraft ist, lässt sich nur am Amtsblatt feststellen. Jede Zusammenfassung ist dafür die falsche Quelle, dieser Beitrag eingeschlossen. Wer Fristen plant, prüft den Wortlaut und nicht die Meldung über ihn. Das gilt auch für die Einstufung: Nach der vereinbarten Fassung soll enger gefasst werden, was ein Sicherheitsbauteil ist. Manche Systeme könnten dadurch aus der Hochrisiko-Einstufung fallen, und bestehende Einstufungen wären neu zu prüfen.

Dazwischen liegen zwei weiche Ebenen, die nicht verwechselt werden dürfen. Leitlinien der Europäischen Kommission sind rechtlich unverbindlich, prägen aber die Erwartung der Aufsicht. Harmonisierte Normen entfalten ihre Vermutungswirkung erst, wenn sie im Amtsblatt zitiert sind. Und der deutsche Vollzug baut sich auf: Das KI-Durchführungsgesetz hat im Juli 2026 den Bundesrat passiert, die Bündelung der Marktüberwachung bei der Bundesnetzagentur war danach noch einzurichten. Im Alltag werden die drei Regelwerke Datenschutz, KI und Cybersicherheit regelmäßig durcheinandergebracht; der Beitrag darüber, was NIS2 für den kleineren Betrieb bedeutet, hält Anwendungsbereich und Vertragsanforderung auseinander.

Die Übersicht ordnet diese Stände. Sie ersetzt den Blick in den veröffentlichten Text nicht.

Welche Information muss in die Beschaffung?

Die Rolle eines Betriebs entscheidet sich oft im Einkauf. Wer ein System bestellt, ohne nach seiner Zweckbestimmung zu fragen, erfährt später, dass es für einen anderen Zweck gebaut wurde. Sechs Fragen gehören in jedes Gespräch mit einem Anbieter:

• Sind Sie Anbieter im Sinne der Verordnung, und wer ist es sonst in der Kette?

• Welche Zweckbestimmung hat das System, und welche Verwendungen schließt sie aus?

• Welcher Risikoklasse ordnen Sie es zu, und womit begründen Sie das?

• Welche Gebrauchsanweisung liegt auf Deutsch vor?

• Was protokolliert das System, wie lange, und in welchem Format ist das Protokoll exportierbar?

• Werden unsere Daten zum Training verwendet, welche Unterauftragnehmer sind beteiligt, und wie werden Änderungen angekündigt?

Ein Zertifikat auf einer Folie ist keine Auskunft. Wer die erste Frage schriftlich stellt, bekommt eine Antwort oder eine Lücke, und beides ist nützlich.

Zwei Entscheidungen gehören ebenfalls in die Beschaffung, auch wenn sie nicht aus der Verordnung stammen. Die erste betrifft den Ort der Verarbeitung. Ob ein Modell lokal oder bei einem Dienstleister läuft, ist zuerst eine Frage der Datenwege und der Abhängigkeit; die Abwägung dazu steht im Beitrag darüber, ob ein Modell lokal oder in der Cloud laufen soll. Die zweite betrifft die Größe des ersten Versuchs. Wie ein begrenzter Versuch aussieht, der etwas beweisen kann, beschreibt der Beitrag über einen Pilot, der klein bleiben darf.

Bleibt die Aufsicht. Sie ist eine organisatorische Leistung und keine Einstellung im System. Der Betrieb benennt eine Person, gibt ihr die Befugnis, eine Ausgabe zu stoppen, und regelt, wer bei welcher Abweichung informiert wird. Wer keine Befugnis hat, eine Ausgabe zu stoppen, beaufsichtigt nichts.

Was am Ende offen bleibt

Sortieren lässt sich heute vieles, ohne die endgültige Frist zu kennen. Ein Inventar mit Rollen, eine Liste unzulässiger Verwendungen, die Kennzeichnung eigener KI-Ausgaben, eine benannte Aufsicht und die Beschaffungsfragen behalten ihren Wert unter jeder Fassung der Verordnung.

Offen bleibt die Einstufung des einzelnen Systems. Ob eine Anwendung hochriskant ist, hängt an ihrem Zweck und am Kontext, und an dieser Grenze verschiebt die vereinbarte Änderung gerade Definitionen. Eine Inventarzeile ohne Datum und ohne Bearbeiter ist deshalb nach einem halben Jahr wieder falsch. Wie ein Betrieb dieselbe Frage für den Zugriff auf Systeme und Konten ordnet, steht im Beitrag darüber, wie ein Betrieb ohne eigenes Security-Team sicher bleibt.

Offen bleibt auch, wie streng die Aufsicht in Deutschland ausfällt. Die zuständige Struktur entsteht gerade, und die Bußgeldrahmen der Verordnung orientieren sich an der Art des Verstoßes, an einem Festbetrag oder am weltweiten Jahresumsatz, je nachdem welcher Wert höher liegt, mit einer Erleichterung für kleinere Unternehmen. Die konkreten Beträge und Prozentsätze stehen im Verordnungstext und nicht in dieser Zusammenfassung. Wer sie braucht, liest sie dort nach, und zwar in der Fassung, die dann gilt.